第一章  总则

第一条 为加强学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》以及学校学生管理工作的相关规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 学生档案是反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的各种文件材料，是学生成长过程的历史记录，是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据。

第三条 学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、利用、转递等相关管理工作。

第四条 学生档案管理是学生管理工作的基础工作之一，是衡量学校学生教育管理质量和水平的重要依据和标志，各级学生管理部门都有管理、保护和移交学生档案的义务。学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行学校归口管理、系部和相关职能部门密切配合的管理制度。

第五条 学生档案管理工作实行学校统一领导，各系管理的原则。学生（招生）工作处统筹学生档案管理工作，党政办负责指导学生档案管理并落实档案电子化和长期存档工作。学校不定期开展档案管理检查。

第六条 各系建立学生档案管理的登记、定期审查和交接制度，学生档案的查阅、借阅、转递等都需办理登记手续，且每学年至少要对学生档案定期审查一次。学校相关部门和单位（党政办、组织部、教务处、实习就业处、团委等）根据工作职责，协助做好学生档案材料的收集、整理、归档、转递等工作。

第二章 归档材料范围及要求

第七条 为适应国家人事工作需要，在校期间学生档案应及时收集、整理，不断充实完善。毕业时学生档案一般应包含以下材料：

1、入学材料：招收入学的高职专科学生档案材料，一般应包括录取通知书、高中学籍卡（中等职业学校学籍表）、高中毕业生登记表（中等职业学校毕业生登记表）、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书等材料。

2、学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料。

3、学籍材料：各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。

4、鉴定材料：各学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表、品行鉴定等材料。

5、实习材料：各学习阶段实习鉴定表、实习报告等材料。

6、毕业材料：《南昌健康职业技术学院学生学籍表》《南昌健康职业技术学院毕业生登记表》等材料。

7、奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生、优秀学生干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料。

8、处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料。

9、组织材料：入党、入团的申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及党团组织建设上形成的其他材料。

10.体检材料：入学体检表、复查体检表等材料。

11、工作材料：入学前参加工作期间的工资、考核、职务（职称）、劳动合同等材料。

12、其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第八条  档案材料的归档要求

（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

（三）档案材料须用纸张为十六开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

（五）归档材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放。

（六）对不符合归档要求的学生档案材料，应予以改正后再归档。

（七）各类材料须经系部审批登记后方可归档。

第三章 归档材料移交和档案的归档时间

第九条 学生档案材料在校内流转、移交遵照以下规定：

1、学生在校期间形成的档案材料由所在系部负责接收。招生录取过程中形成的档案材料由学生（招生）工作处负责分解移交至系部，由系部进行初步整理归档。

2、学生档案由各系集中保管。

3、新生入校后，由辅导员收齐新生自带的档案和学生（招生）工作处移交的新生档案材料，以班级为单位，按学号顺序整理。发现档案材料不齐全的，应及时催交补齐，各系做好登记备案工作，并将相关情况反馈学生（招生）工作处。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注。

新生的团组织关系直接转入院团委（具体由各系团总支接收和保管）。

新生中有正式党员（或预备党员）的，入党材料可直接转入组织部（具体由各系党支部办理）。

4、各系应在规定期限内，依据新生档案和其他材料，对新生资格进行审查，发现弄虚作假的，应及时向学生（招生）工作处、教务处报告。

5、新生资格审查完毕后，由各班辅导员对新生档案进行初步整理、归档，建立学生档案；待新生正式取得学籍后，各系以班级为单位建立《新生档案清单》报送学生（招生）工作处存底；各系统计学生人数，以系部为单位到学生（招生）工作处领取学生档案袋，并及时填写相关内容。

6、各相关部门应支持系部随时收集、整理学生培养过程中形成的学生档案材料，定期移交相关材料，并办理移交手续，由各系及时整理、归档。

第十条 学生档案的归档时间遵照以下规定：

1、入学新生档案均由各系在开学后一个月内收集齐全。

2、学生取得各类奖惩的原始材料及《休、复、转学、转专业证明》，应在形成文件下发后的一周内归档。

3、学生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时登记归档，以保证档案材料的完整。

第四章 档案管理和查阅

第十一条 各系分管学生工作领导可查阅本系学生档案。其他人确因工作需要对学生档案进行查阅的，在本系内查阅的须报本系分管学生工作领导审批，跨系查阅的须报所在系审批。公安、法院、检察机关、学生考取公务员所在单位等相关人员查阅学生档案的，须提供所在单位介绍信。查阅学生档案只能在学生档案存放单位指定地点进行。

第十二条 查阅学生档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料。未经允许不得擅自拍摄复制档案内容。确需拍摄、复制档案有关内容的，须经所在系分管学生工作领导同意后方可进行，复印件与原件核对无误后注明复印日期并加盖学生所在系印章，方能生效。

第十三条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要确需摘记档案内容时，须经所在系分管学生工作领导同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

第十四条 因病休学的学生档案应作为非在校学生档案妥善保存，学生复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。转专业、留级学生的档案，每学年在接到教务处正式通知后，将其档案转至新系部新班级并编入名册，在原系部原班级中将相应信息注销并说明原因。退学的学生档案，按有关规定将其转至相关人事部门保管。学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校党政办保管；刑满释放、解除劳教或重新就业的，其档案按有关规定转至其所在单位或居住地人事部门保管。

第十五条 学生毕业前要清查学生档案袋内所有必装材料：如《档案材料目录》《南昌健康职业技术学院学生学籍表》《南昌健康职业技术学院毕业生登记表》等。另附加学生在校期间获得的其他档案资料：党团组织关系、奖学金、助学金、评优评先、优秀毕业生、技能鉴定表、申请国家助学贷款等相关可存档的材料及学生违纪处理材料。在校期间受到警告以上（含警告）违纪处分记录的学生，其“学生违纪处分文件”必须装档，有“解除违纪处分文件”的，一同装档。

第十六条 学生毕业当年5至6月，各系根据《新生档案清单》和《学生档案材料目录》逐一核对袋内存放材料，并在“学生档案材料目录”用红笔打“√”，组织人员有序进行毕业生档案交接。

第十七条 毕业生本人及家长不得查阅毕业生本人的档案。

第十八条 毕业生档案补办

携带档案遗失证明（附有公章）和书面补档申请书，前往学校党政办“补齐”毕业生登记表，学籍表。

第五章 档案的传递

第十九条 学生档案的转递

1、学生毕业、结业、肄业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，各系应及时办理档案转递手续。

2、学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过邮局寄送、转递，必要时可派专人送取。学生档案除调档函上明确表明可自带外一般不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

3、学生转学（转入和转出）、校内转专业、留级、延期毕业的，各系应当及时按照规定做好学生档案的整理和转递等工作。

第二十条 毕业生档案的转递，由实习就业办公室负责，系部配合，按以下规定进行：

1、毕业生档案应在毕业生毕业后，根据学生毕业去向选择档案转递方式，统一由实习就业处按规定寄往档案管理部门。

2、“专升本”学生本人提供调档通知函（录取通知书），各系装填后由实习就业处寄送有关高校。

3、特殊情况可由毕业生向系部申请，经系部同意后，档案可由实习就业处保管两年，两年后未落实单位者档案将派往生源所在地档案管理部门。

4、学生档案的转进、转出，必须履行登记手续。各系不得扣留或暂存毕业生档案，不允许学生私带档案。

5、学生失踪、逃亡，其档案由学校档案室管理。

6、学生毕业后与学校之间不存在权利和义务关系。毕业生因就业需开具有关证明的，学校相关部门可以按政策和法律规定，在管理业务范围内，经调查核实后，予以办理。

第二十一条 实习就业处应在学生离校后2个月内，将学生档案去向在学校网站公布，供学生查询。

第六章 法律责任

第二十二条 档案管理人员不准向无关人员谈论有关学生档案内容，严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》的，视情节轻重，予以严肃处理直至追究相应法律责任。

第七章 附则

第二十三条 本办法与现行法律法规、部门规章相抵触的，以法律法规、部门规章为准。现行法律法规及政策未明确规定且本办法未尽事项，以主管校领导批复为准。

第二十四条 本办法的解释权归学生（招生）工作处所有。